Council for the Development of Social Science Research in Africa
Conseil pour le développement de la recherche en sciences sociales en Afrique
Conselho para o Desenvolvimento da Pesquisa em Ciências Sociais em África
مجلس تنمية البحوث الإجتماعية في أفريقيا


Avis de vacance de poste d’Assistante Administrative chargée de la réception et du courrier

Date limite : 30 novembre 2017 

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Le Conseil pour le Développement de la Recherche en Sciences Sociales en Afrique (CODESRIA), sollicite des candidatures de ressortissants de pays africains ayant les qualifications requises, pour pourvoir le poste D’ASSISTANTE ADMINISTRATIVE CHARGEE DE LA RECEPTION ET DU COURRIER  vacant au sein de son Secrétariat panafricain basé à Dakar, au Sénégal. Reconnu comme le premier centre sur le continent dans la production et la dissémination de connaissances multidisciplinaires en sciences sociales et humaines, le CODESRIA a, au fil des années, connu une croissance exponentielle en termes de programmes, de finances et de membres.
Sous la supervision générale du Secrétaire exécutif et du Directeur de l’Administration et des Finances, la/le titulaire du poste servira d’assistante administrative bilingue assurant des tâches administratives et de direction pour le CODESRIA.

1. Elle /ou Il devra :

• Accueillir et diriger les visiteurs du Conseil, particulièrement les membres du CODESRIA et les chercheurs ;
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier ;
• Gérer le standard téléphonique (réception et distribution des appels téléphoniques) ;
• Envoyer, réceptionner et enregistrer en vue de la réconciliation, toutes les télécopies reçues ou envoyées par les programmes en collaboration avec les assistantes de programmes ;
• Réceptionner et distribuer les correspondances, les paquets et colis postaux ;
• Gérer les envois DHL et faire le suivi des factures correspondantes ;
• Gérer les envois de courriers postaux et faire le suivi des factures de la poste, en collaboration avec l’agent chargé de la reprographie et du magasin ;
• Gérer et faire le suivi des factures fournisseurs en certification pour exonération de taxes ;
• Organiser le transport du personnel et du matériel du Conseil sur réception des emails de demande de transport du personnel ;
• Coordonner les activités des chauffeurs ;
• Assister les participants des instituts du CODESRIA, des conférences et autre réunion tenue au siège du Conseil ;
• Réceptionner et traiter les fiches de présence individuelles du personnel ;
• Gérer la réconciliation et le paiement des factures téléphoniques mensuelles et des factures d’internet ;
• Gérer la boîte à suggestions du CODESRIA ;
• Classer tous les documents relatifs à l’exécution des tâches ci-dessus mentionnées ;
• Exécuter toute autre tâche qui lui sera confiée par le Secrétaire exécutif.

2. Formation universitaire/ Compétences techniques/ Qualifications :

• Au minimum un diplôme de baccalauréat ou équivalent, plus un diplôme supérieur en gestion administrative ; (une qualification supérieure sera un atout supplémentaire ;
• Excellentes compétences en gestion administrative ; et
• Au minimum 5 ans d’expérience professionnelle.
• Parler couramment l’anglais ou le français et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

3. Autres compétences importantes :

• Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle ; 
• Bonne connaissance du fonctionnement des organisations internationales ;
• Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel ;
• Excellente expérience en informatique dans l’utilisation des applications Microsoft office ;
• Bonnes compétences en matière de planification et d’organisation ;
• Personnalité efficace et bien organisée ; et
• Capacité avérée à travailler dans des délais serrés.

4. Conditions d’emploi

Le niveau de rémunération dépendra de l’expérience et des qualifications du candidat retenu. Toutefois, le CODESRIA offre une rémunération avantageuse comparable à celles pratiquées pour des postes similaires dans d’autres organisations internationales

5. Dossier de candidature

Les candidat(e)s doivent fournir les documents suivants :
i. une lettre de candidature ;
ii. Un curriculum vitae détaillé faisant apparaître le contenu de leur formation et leur expérience professionnelle ;
iii. des copies des diplômes de toutes les qualifications indiquées ; et
vi. trois lettres de référence.

D’autres documents justificatifs pourront être réclamés avant le recrutement.
La demande doit être envoyée sous pli fermé, avant le 30 novembre 2017 (avec indication du poste demandé sur l’enveloppe) à :

The Executive Secretary 
CODESRIA

Avenue Cheikh Anta Diop X Canal IV
P.O. Box 3304 CP 18524
Dakar, SENEGAL
E-mail : executive.secretary@codesria.sn

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.




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